仕事ができる人の上級ビジネスメール術!5つのルールとテクニック

. 2019-03-30 .
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仕事で毎日送るビジネスメール。つい返信を遅らせてしまったり、相手から返信がこなくなってしまったということ日常的にありませんか?このようなことから、ビジネスメールを送るのが億劫だった私が、最近読んだkindle本の『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』を読んで心得た、メールの処理を早くしながら相手とスムーズなメールのやりとりが出来るようになるスマートなメール術を紹介します




① メールの最後を質問で終わらせない




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仕事ができる人は無駄を極力なくしたいため、質問でメールを終わらせて相手の出方をうかがうということをしません。相手からその質問に対する質問が来てしまい、お互いメールの回数が増えてしまうからです。それでは、納期の決定などの日程調整をする際のNG例と正しい例を見ていきましょう


:納期はいつごろがよろしいでしょうか?

👤:1週間で仕上げていただけますか?


:納期はいつごろをご希望でしょうか?今回のご依頼内容ですと2週間ほどいただけますと幸いです。早くても10日間の製作期間をいただきたく存じます。

👤:承知しました。とりあえず納期は2週間後の〇日まででお願いいたします。


上記の正しい例のように単に質問で終わらせるのではなく、こちらの日程や希望も一緒に記載しておくと相手が質問する必要がなくなるのでスムーズにやりとりが進みます

これだと少々強引な印象を与えてしまうのでは?と思われる方いると思いますが、その心配は無用です。メールはLINEではないので、メールを打つ際は受け身にならず、こちらが先読みして相手のメールを打つ手間を減らしてあげることが好印象となります


② 営業時間外にメールしない




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こんなのメール術と言えないじゃないかと思うかもしれませんが、相手をコントロールして仕事を進める上でかなり重要になってきます。というのもメールをやり取りしている相手が、質問や相談をまとめて送らない少々めんどうな人だった場合、営業時間外に送らないことで「伝えたいことは(相手の営業時間内に)まとめて一度に送らなきゃ」と先方に気づいてもらえるからです

私も以前、とある翻訳会社の人事から重要度の低い報告を夜中の1時に4通ほど立て続けに送られてきたということがありました。そのときはフリーランスとしての経験がなかったので相手のメールの速度に合わせようとスマホを手に持って半分寝ながら対応していたことが1度ありました。今思えば非常識な時間帯のメールはちゃんと無視するべきでしたね

「自分は営業時間内にしかメール対応はしないぞ」というメッセージにもなるので、要返信メールはその日の営業時間内にすべて処理することが大切です


③ 催促メールでは相手を責めない




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3日前に要返信メールを送ったのに返信がこない場合、返信を催促するメールを送らなくてはならない状況になります。そうなったとき、相手を追い詰めない書き方をすると返信がもらえやすくなります。催促メールのNG例と正しい例を挙げます


:3日前にお送りした内容はご確認いただけたでしょうか?納期が迫ってきているため、早急にご返信のほどお願いいたします。

:前回のメールがわかりづらかったような気がしたので、改めてご連絡いたしました。その後いかがでしょうか?何かご不明な点がありましたら、お気軽にご質問ください。


このように返信が遅いまたは期日を守らない相手に対しても、「前回にもお伝えしていますが、もう一度確認いたしますと...」といった相手を責めるような前置きは省いておく方がコミュニケーションが円滑に進みます。たとえ相手に非があっても、威圧感を与えるような表現は避けておきましょう


〈番外編〉お怒りメールでも冷静に

これは私の実体験なのですが、先日お取引の途中で連絡が途切れた顧客からなんと5ヵ月ぶりに返信がきて、特にちゃんとした謝罪などもなかったので、別途ご依頼するようお願いしたところ以下のようなお怒りメールが来ました


あまりに期間が空いたので先方のご依頼内容さえまともに思い出せなかったです。もちろん相手は自分のために対応するのが当たり前だと思っているので、このような感情的なメールを送ったと思うのですが、あまりに配慮がない内容だったので本来は公開するべきではないことを承知で公開することにしました。2通目なんて宛名に"様"さえつけてないのが無礼すぎて引きました

私が未熟だったので納期をあいまいにして取引開始したのもいけないのですが、メール1通の返信に5ヵ月かかった人間から冷静さを失った怒りのメールが数分おきに立て続けに来ると、もうこういったクライアントとは2度と関わりたくないなと。返信はもちろんしません




④ 質問・相談・意見が2つ以上あるときは箇条書き




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メールにだらだらと長い文章を書いてしまうと読むのがめんどくさいと相手に思われる可能性が高いです。そのため、質問や相談が2つ以上あるときは「質問/相談内容は以下の〇点です」と添えて"・〇□"など何かしら記号をつけて読みやすくなるように工夫するのがオススメです。以下が使用例です

その他にもメールを読みやすくするポイントが3つあります

☑ 漢字を多用しない
☑ 2,3行ごとに1行空ける
☑ 用件と目的は最初に示す


相手の言葉にきちんと受け答える




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ビジネスメールでは無駄を省くことが大切ではありますが、相手の感情や思いを無視することはNGです。相手がたった一言でも以下のような感情ある文章を送ってきたら、それにきちんと受け答えてあげると、より相手から信頼されます

「この部分が自分に合ってるので気に入りました」
「予想より早く次のステップに進めてホッとしてます」
「〇〇さんを信頼してますので後はおまかせいたします」

自分にも伝えなきゃいけないことや確認事項が複数あると、こういった些細な相手の思いやりに気づかなくなってしまうものです。たとえ、トラブルが起きていても、まず最初に相手の感情が伴った文章を忘れずに拾い、それに対して一言でもいいのできちんとコミュニケーションをとることが一番重要です


おわりに



ビジネスメールに日々ウンザリしている人に実践してもらいたい上級メール術を5つ紹介しました。これ以外にもまだまだ役に立つメール術がわかりやすく書かれているので、ぜひ本書を読んで、一流のメールテクニックを身につけていただければと思います!


仕事が速い人はどんなメールを書いているのか


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仕事で毎日送るビジネスメール。つい返信を遅らせてしまったり、相手から返信がこなくなってしまったということ日常的にありませんか?このようなことから、ビジネスメールを送るのが億劫だった私が、最近読んだkindle本の『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』を読んで心得た、メールの処理を早くしながら相手とスムーズなメールのやりとりが出来るようになるスマートなメール術を紹介します




① メールの最後を質問で終わらせない




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仕事ができる人は無駄を極力なくしたいため、質問でメールを終わらせて相手の出方をうかがうということをしません。相手からその質問に対する質問が来てしまい、お互いメールの回数が増えてしまうからです。それでは、納期の決定などの日程調整をする際のNG例と正しい例を見ていきましょう


:納期はいつごろがよろしいでしょうか?

👤:1週間で仕上げていただけますか?


:納期はいつごろをご希望でしょうか?今回のご依頼内容ですと2週間ほどいただけますと幸いです。早くても10日間の製作期間をいただきたく存じます。

👤:承知しました。とりあえず納期は2週間後の〇日まででお願いいたします。


上記の正しい例のように単に質問で終わらせるのではなく、こちらの日程や希望も一緒に記載しておくと相手が質問する必要がなくなるのでスムーズにやりとりが進みます

これだと少々強引な印象を与えてしまうのでは?と思われる方いると思いますが、その心配は無用です。メールはLINEではないので、メールを打つ際は受け身にならず、こちらが先読みして相手のメールを打つ手間を減らしてあげることが好印象となります


② 営業時間外にメールしない




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こんなのメール術と言えないじゃないかと思うかもしれませんが、相手をコントロールして仕事を進める上でかなり重要になってきます。というのもメールをやり取りしている相手が、質問や相談をまとめて送らない少々めんどうな人だった場合、営業時間外に送らないことで「伝えたいことは(相手の営業時間内に)まとめて一度に送らなきゃ」と先方に気づいてもらえるからです

私も以前、とある翻訳会社の人事から重要度の低い報告を夜中の1時に4通ほど立て続けに送られてきたということがありました。そのときはフリーランスとしての経験がなかったので相手のメールの速度に合わせようとスマホを手に持って半分寝ながら対応していたことが1度ありました。今思えば非常識な時間帯のメールはちゃんと無視するべきでしたね

「自分は営業時間内にしかメール対応はしないぞ」というメッセージにもなるので、要返信メールはその日の営業時間内にすべて処理することが大切です


③ 催促メールでは相手を責めない




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3日前に要返信メールを送ったのに返信がこない場合、返信を催促するメールを送らなくてはならない状況になります。そうなったとき、相手を追い詰めない書き方をすると返信がもらえやすくなります。催促メールのNG例と正しい例を挙げます


:3日前にお送りした内容はご確認いただけたでしょうか?納期が迫ってきているため、早急にご返信のほどお願いいたします。

:前回のメールがわかりづらかったような気がしたので、改めてご連絡いたしました。その後いかがでしょうか?何かご不明な点がありましたら、お気軽にご質問ください。


このように返信が遅いまたは期日を守らない相手に対しても、「前回にもお伝えしていますが、もう一度確認いたしますと...」といった相手を責めるような前置きは省いておく方がコミュニケーションが円滑に進みます。たとえ相手に非があっても、威圧感を与えるような表現は避けておきましょう


〈番外編〉お怒りメールでも冷静に

これは私の実体験なのですが、先日お取引の途中で連絡が途切れた顧客からなんと5ヵ月ぶりに返信がきて、特にちゃんとした謝罪などもなかったので、別途ご依頼するようお願いしたところ以下のようなお怒りメールが来ました


あまりに期間が空いたので先方のご依頼内容さえまともに思い出せなかったです。もちろん相手は自分のために対応するのが当たり前だと思っているので、このような感情的なメールを送ったと思うのですが、あまりに配慮がない内容だったので本来は公開するべきではないことを承知で公開することにしました。2通目なんて宛名に"様"さえつけてないのが無礼すぎて引きました

私が未熟だったので納期をあいまいにして取引開始したのもいけないのですが、メール1通の返信に5ヵ月かかった人間から冷静さを失った怒りのメールが数分おきに立て続けに来ると、もうこういったクライアントとは2度と関わりたくないなと。返信はもちろんしません




④ 質問・相談・意見が2つ以上あるときは箇条書き




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メールにだらだらと長い文章を書いてしまうと読むのがめんどくさいと相手に思われる可能性が高いです。そのため、質問や相談が2つ以上あるときは「質問/相談内容は以下の〇点です」と添えて"・〇□"など何かしら記号をつけて読みやすくなるように工夫するのがオススメです。以下が使用例です

その他にもメールを読みやすくするポイントが3つあります

☑ 漢字を多用しない
☑ 2,3行ごとに1行空ける
☑ 用件と目的は最初に示す


相手の言葉にきちんと受け答える




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ビジネスメールでは無駄を省くことが大切ではありますが、相手の感情や思いを無視することはNGです。相手がたった一言でも以下のような感情ある文章を送ってきたら、それにきちんと受け答えてあげると、より相手から信頼されます

「この部分が自分に合ってるので気に入りました」
「予想より早く次のステップに進めてホッとしてます」
「〇〇さんを信頼してますので後はおまかせいたします」

自分にも伝えなきゃいけないことや確認事項が複数あると、こういった些細な相手の思いやりに気づかなくなってしまうものです。たとえ、トラブルが起きていても、まず最初に相手の感情が伴った文章を忘れずに拾い、それに対して一言でもいいのできちんとコミュニケーションをとることが一番重要です


おわりに



ビジネスメールに日々ウンザリしている人に実践してもらいたい上級メール術を5つ紹介しました。これ以外にもまだまだ役に立つメール術がわかりやすく書かれているので、ぜひ本書を読んで、一流のメールテクニックを身につけていただければと思います!


仕事が速い人はどんなメールを書いているのか


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